如何优化工作方式，个人工作优化建议

人在职场，每天有如陀螺般忙得转个不停，大家抱怨着工作苦，工作累，工作辛苦没的睡。

但是仔细思量，如此这般，到底是工作量太大？老板太苛刻？还是自己效率低，工作方法有问题？

也许大多数情况下，是因为我们没有学会如何聪明地做事。

掌握对的工作方法，才让自己每天累得半死。

特意整理了如下15种可以优化工作流程和提高效率的方法，帮助你更高效轻松地完成工作。

1、做日／周工作计划并经常回顾

不管你习惯用PPT、Excel或是其他办公软件，一定得给自己制定个日／周工作计划，包括上周工作进展和本周工作计划。

针对每一项工作或任务，都要详细标注开始和截止时间，交付物是什么，需要对接的有哪些部门和同事，有什么样的KPI等等。

这样方便自己定期回顾任务的状态，是待开始、进行中、延误还是取消，有利于自己针对不同情况采取下一步措施。

2、会议前的高效准备

参加会议时，我经常看到一些人匆忙坐下，一脸茫然地看着主持人，被问到项目进展，支支吾吾，一看就是没有什么准备。

为了避免这种尴尬局面，需要提前做这些准备：

1）提前看看会议日程，和自己相关的部分主要涉及什么话题；

2）是否需要对上次未完成事项进行更新；

3）是否需要提前搜集和准备数据，资料及文件；

4）是否需要提前听取有关部门意见等等。

3、学会判断任务优先级

每天手头的工作很多，既有正在进行中的，也有被领导和同事临时甩过来的，如果不分轻重缓急，就会感觉毫无头绪，倍感焦虑。

因此，需要学会根据这样两个维度，判断任务的先后顺序。即：

1）重要性（重要vs.不重要 ）

2）紧迫性（紧急vs.不紧急）

根据这两个维度，可以划分出4个象限，将待办事项依次放入4个象限，就可以清晰判断出，紧急而重要的事情一定是最有优先级，需要马上处理的。

4、多种沟通渠道并用 而不是单纯依赖于邮件

电子邮件，俨然已经成为企业内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件，会议通知，讨论问题，汇报工作无一例外都是通过邮件完成。

但如果此时，你完全依赖邮件一个沟通渠道，会发现有时真的会坏事，尤其重要或紧急的工作。

因为邮件不是即时通讯系统，人们不是随时在线或者随时可以回应的，比如会议中或外出时间，就无法做到随时回复。

所以如遇紧急重大问题或通知，一定记得打电话反复确认，确保万无一失。

5、未完成事项提醒

有的人非常喜欢将“告示贴”（或叫“口水贴”）贴在工位搁板上，上面写满了待办事项或需要特别提醒或关注的事项。这的确是个很好的办法。

小小一块贴纸，记录了事项的重点，比如时间，电话，找谁。

醒目地提醒和督促你这件事情还没完成，需要赶紧搞定，因为你肯定接受不了一张贴纸在那里好几天都岿然不动。

一旦完成，你就可以放心大胆地撕下去。然后将新的待办重要事项贴上去，颇有成就感。

6、先梳理一天工作内容

为了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上刚到办公室，头脑清醒的时候，将自己的日历（或者电子日历）打开，看看今天的主要工作内容有哪些，然后根据优先级分配自己的工作时间和精力。

这样就可以让自己做到心中有数，不仅不会遗漏重要工作，还会容易把控节奏，自信满满迎接新一天。

7、番茄工作法

就是选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起。

然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。

这样我们就会比较容易专注在工作本身，而不容易走神或下意识地刷手机。

因为人的注意力一旦被打断，重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间。

8、将本周或下周待开会议 提前发出邀请

很多人习惯临时抱佛脚，突然发出邀请召集同事开会，这么做通常效果很差，因为没有提前预约，同事要么在出差，要么这个时间段已经被占用。

因此，如果不是特别紧急的会议，最好提前一周就发出会议邀请，提前将被邀请人的时间固定，也方便他人在空闲时间段安排其他工作。

另外发完会议邀请也不是万事大吉，你需要在会议提前1～2天发个邮件提醒，以确保大家准时出席会议而没有遗忘或发生时间冲突。

9、提高打字速度

这点特别容易被忽视。我们有时写报告或邮件感觉花费时间太多，可能就是因为打字速度太慢。

学会盲打而不是边看键盘边找字母，不论拼音还是五笔输入法，都会大大提高文字输入效率，帮你节省不少时间。

如必要可以专门花一段时间练习如何提高速度，这真是一劳永逸的事，值得投入时间练习。

10、整洁有序的办公桌

将自己的办公桌收拾得整洁有序，可以帮我们很快找到需要的资料或文件，而不是在用到的时候毫无头绪，翻来翻去。

除此以外，在一个杂乱不堪的环境下工作，人的心情也会不自觉变得焦躁不安，哪还能谈得上效率和质量。

11、充分利用午餐时间 进行社交

现代人时间宝贵，不愿过多占用私人时间进行社交，比如晚上或周末行。

那么充分利用工作午餐时间和同事联络感情就变得重要而便捷了。

尽量多和兄弟部门以及跨部门同事一起用餐，可以聊些轻松话题，顺便谈下项目进展，彼此如何更好地配合，就显得顺理成章。

经常一个人午餐或者只和要好的几个同事午餐，只是单纯完成了吃饭这个任务，而没有赋予任何社交意义，实属可惜。

12、 善于“偷师”学艺

公司不等于学校，没有人像老师那样，有义务教你如何工作，如何更好地工作。

这时我们就需要有一双善于发现的眼睛和一颗机灵的头脑，看到别人受到认可和表扬，就要仔细揣摩和观察，看看人家到底哪里做得好，怎么做得好的。

有心人可以将对方报告或文件好好拆解，学习人家如何设计框架，提炼要点，组织素材和推导结论的。

13、集中时间回复邮件

如果随时在线，回复每一封邮件，就会将自己的注意力切割，无法集中做好一件事。

不是所有邮件都需要你秒回，如果真的非常紧急，相信对方一定会打电话或者直接找你。

因此可以隔一段时间集中处理和回复邮件，这样不仅效率高，还避免了不断被新进来的邮件打断手头的工作。

14、多跟领导沟通 确认需求

在公司中我们的汇报对象，是直线经理，我们的工作是否得到认可，主要取决于领导。

因此我们需要听清楚领导布置的任务，ta的要求和期望是什么，需要什么时间完成等等。

只有确认好领导的需求，我们的工作才有方向，才能有的放矢。在最终完成任务时才不会发生南辕北辙，吃力不讨好的情形。

15、对同事经常表达谢意

虽然很多时候，同事帮你完成的某项工作是ta份内之事，但是一定记得及时表达感谢，不论通过邮件还是当面致谢，最好当着其领导的面表达谢意。

这样不仅可以让对方感觉你人很客气、nice，以后更愿意帮你；另一方面在领导面前提出表扬，进一步加深了你和同事的感情联络，有利于未来的工作开展。

写在最后：

这些工作方法，都是木沐在实践中提炼总结出来的，超级高效实用。如果你还没有掌握或者运用，那么不如先从其中几项容易的开始着手应用。

萧伯纳曾经说过：

世界上只有两种物质：高效率和低效率；

世界上只有两种人：高效率的人和低效率的人。

让我们努力成为高效率的人吧。